新高和ソフトウェア株式会社

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デスクワーク業務における開発プロジェクトを特化した管理ツール:Promanaだからこそ、「工数メトルクス(計測)」と「品質メトリクス」の収集環境を少ない負担で確実に構築します。ダウンロードからご利用までの手順は別ページ表示しますので、よくお読みになりご利用ください。

工数管理について

Q:工数管理することのメリットは何ですか?

A:ソフトウェア開発現場に限らず、設計・管理間接業務、デスクワークを中心とする知識労働者にも見える化と改善は必要です。特に、年々組織として品質や生産性を高める改善活動に取り組む企業は増加し、工数によるムダの見える化や改善の重要性は益々高まりつつあります。工数を管理することで次のような事が見えるようになります。
  • 作業の進捗や仕事ぶりが見えます いつ、何を、どれだけ行ったかの工数を計測することで作業の進み具合や自分の仕事ぶりが見えるようになります。
  • 品質確保の状況が見えます 工数により、確保すべき品質を推測したり評価できます。例えば、ソフトウェア開発では、設計に要した時間やレビュー・テストに費やした時間は、品質が確保されているかの判断材料になり得ます。
  • プロジェクト(業務)の生産性が見えます 仕事のアウトプット(ドキュメントや設計図・プログラムなど)と工数を用いて業務全体、個々の作業、個人メンバの生産性を計れるようになります。
  • 業務の作業見積もりが見えます 同種の業務の計画において、過去の実績工数のデータが参考データとなり得ます。例えば、ソフトウェア開発では、開発プロジェクトの作業計画を容易にします。データを蓄積すればするほど、作業見積もりの精度も上がります。

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Q:なぜ精度の高い工数データが必要ですか?

A:弊社は、以前日本・中国オフショア開発を実施されるとき、長期に渡り、工数を計測してきました。主に、ソフトウエアの原価を把握するためだけでなく、生産性と品質向上に活用するためです。時代と共に組織的な仕事の仕方の改善活動(プロセス改善)が本格化しました。そこで問題になったのが、工数の精度の問題です。工数によってコストの大まかな原価を把握するだけであればよいのですが、コストオーバーした原因の分析、品質や生産性を高める活動を行うには粒度の粗い工数ではとても使い物になりませんでした。
特に、デスクワークを中心とする知識労働者は誰かがストップウォッチでも持って、メンバ個人の作業時間を計るわけにはいきません。多くの知識労働者は、1日に複数の仕事をこなしています。そのため、実際には複数の細かな時間の集まりで作業時間を計測しなければなりません。かつ、メンバにそれらの作業時間をいちいち申告させることは、時間的な負荷を与えるため継続や精度が落ちます。
また、チームを組んで作業する場合は、複数のメンバが、共通の作業分類で時間計測できる仕組みを用意する必要もあります。マネージャが、集まったデータを有効なものとして集計・分析するにも、手間が必要です。
こういった事から、多くの場合、途中で計測を断念してしまうか、偏りのある大雑把なデータ、信頼性に欠けるデータしか集まりません。弊社の改善活動の中で経験した教訓は、「改善活動に使う工数データは正確でタイムリーに集計できる必要性がある」ということです。工数は会社の貴重な資産であり、改善のモノサシになります。そして精度が高いデータを毎日・継続的に集め続けることが必要なのです。

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Q:他の工数管理ツールやExcelによる工数管理との違いは何ですか?

A:他の工数管理ツールとExcelについて一般的な工数管理ツールは原価の把握など管理視点が強く、改善まで支援しているものは少ないです。大まかな工数が分かれば良い、という観点からも業務・プロジェクト単位やそれらを多少グループ化したレベルでしか計測できません。しかし、工数は集めだすと品質・生産性や小さな改善活動など、本来は会社の様々な活動に活用できることがわかります。その際に一般的な工数管理ツールでは、対応できなくなるということもあるでしょう。
また、プロジェクト管理ツールとしての機能が無いか低いため、ガントチャートによるスケジュールなどの計画・進捗管理は別のプロジェクト管理ツールかExcelなどを駆使する必要があります。そういった二重管理が発生するために、ツールの利用を継続できなくなる・形骸化するケースもあります。
また、Excelについては、皆さんが標準的に利用しており、すぐに始められる利点・敷居の低さもあると思います。その点で最初はよいのですが、複数のユーザで工数を集計したり分析しだすと問題になりがちですし、工数の精度も上がりません。さらに業務・プロジェクト横断になったり、規模が大きくなると入力・集計ともに途端に困難になります。結局は最初は良くても後になって現場に負荷やしわ寄せがかかってしまうのです。

Promanaの特徴
Promanaは工数管理ツールとプロジェクト管理ツールが融合した製品です。そして、管理者だけでなく、主に「現場が良くなるため・改善を支援する」道具でもあります。いかに現場に負荷をかけず、工数を精度良く集め、改善に使えるようにするか、ということを重点を置いていますから製品のコンセプト・生い立ちも他社の製品とは異なります。
特に特徴的な違いは、工数入力の操作しやすさと分析・見える化の支援機能の豊富さです。メンバはWEBのインターフェースで工数が簡単かつ高精度に入力できますし、自分の振り返りのための見える化機能もあります。
また、プロジェクトでは作業(タスク)ごとで工数を計測し、工数の内訳を簡単に見える化したり、プロジェクト・組織横断で工数を分析することもできます。1つの製品で工数管理・プロジェクト管理・分析や見える化までを一通りサポートしているから、負荷をかけずに継続ができるのです。

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Q:今まで工数管理に何度か挫折しましたが、工数入力は簡単ですか?

A:はい。とても簡単です。工数というのは全員が入力し続けなければ使えるデータにならない、という特性があります。また、後でまとめて入れるというのは実は大変面倒で結果的に続かなくなります。実際、1週間前の工数を正確に入力できる人は少ないでしょう。結局は毎日など、頻度良く工数を入れ続ける必要があります。そのためにはユーザに負荷をかけず、短時間で工数入力を終える仕組みが必要です。Promanaはタスク開始時間、終了時間を入力するだけで工数の自動計算ができるので、1日分の工数は1分もかかりません。その結果、データの精度も大幅に向上し、改善活動に使えるデータが集まるようになります。

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Q:部内の会議などの工数はどのように入力するのですか?

A:Promanaで工数を入力する大きなまとまりは「プロジェクト」としていますが、実際の開発業務などの有期のプロジェクトだけではなく、部門の業務(部内の会議や人事・総務関係の業務)なども便宜的に「プロジェクト」として作成し、それぞれにタスクを用意して工数を入力していただくことをお勧めしています。弊社や多くのユーザ様においても会社のすべての活動は何らかのプロジェクトのタスク(工数を入力する作業単位)として定義し、出社から退社まですべて工数を入力するようにしています。それにより、直接業務(プロジェクト・案件)とその他の活動(部内の会議など)の比率が見えるようになったり、例えば組織別に会議の時間を比べることで、会議時間を効率化したり、仕事の仕方に対してバラツキやムダを見える化するきっかけになります。

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Q:プロジェクトや組織横断で工数を集計・分析することはできますか?

A:できます。Promanaには、工数をプロジェクトや組織など横断的に集計・分析できる強力な機能が搭載されているので、Excelにわざわざ出力する必要がありません。グラフ表示もできますので、工数を使った分析や見える化が簡単に実現できます。集計した実績工数をExcelファイルにエクスポートすることももちろん可能です。
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